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Canadian Federation of
Medical Students
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About the CFMS
The CFMS is an organization representing over 8,000 medical students from 15 Canadian medical student societies from coast to coast. We represent medical students to the public, to the federal government, and to national and international medical organizations.
Update from the CFMS Board of Directors (français inclus)
July 02, 2021

To our fellow peers,

It has been two months since our unprecedented election, and we write to you today to share our collective efforts, the barriers we have faced, and next steps as an organization. We owe you transparency and hope the following update can be seen as a starting point in our commitment to deliver clear communication.

Why are we committed to our membership?

The Canadian Federation of Medical Students (CFMS) exists to equitably represent over 8000 medical students across settler-colonial “Canada’’, although we realize this has not always been the case. Over the past year, many constituents have lost trust in CFMS as an organization. In particular, the organization, its structure, and leadership has allowed for a harmful environment for Indigenous student leaders due to the racism that is not only embedded within our policies and hierarchical structure, but its very existence is founded on the exploitation and dispossession of Indigenous land, knowledge, and peoples.

The advice, feedback, and Calls for Action from thousands of medical students have made it clear that the CFMS must ensure it not only represents but also includes and amplifies the voices of underrepresented and oppressed students. Within the organization, this means fundamentally re-thinking our structure including its governance, by-laws, and portfolio strategic plans.

What have we done since the Spring Board elections?

We would like to assure our membership that we have been working tirelessly to use our limited resources to best address the Calls for Action, recognizing that these were in direct response to serious concerns of anti-Indigenous racism, and are a commitment we all made when elected to the new CFMS Board. We understand our Board has been unable to meet the expectations of the general membership in our communications, and would like to apologize for our shortcomings as a newly-elected Board. As we provide some updates with direct reference to some Calls for Action, these updates are not exhaustive as we are in the process of creating an evaluation framework to report on the ongoing progress of each of the action items and recommendations (Calls to Action 5.1, 5.2, 5.2.1, 5.3). An update outlining our progress in every single Call to Action and the Equity, Diversity, Inclusion recommendations will be shared this coming week.

The Board continues to closely support the ongoing investigation and has retained legal counsel for guidance from a firm committed to advocating for Indigenous voices and empowering Indigenous communities (Calls to Action 3.1.5). This effort began during our first week in these roles and has been led by our VP Finance and a Western Director. June 30, 2021

In the beginning days of our term, our Director of Global Health and our Director of Government Affairs drafted, and the Board passed two motions in support of creating the following positions; Director of Equity, Diversity and Inclusion, Director of Indigenous Health, and Director of Reconciliation (Calls to Action 1.1.1, 1.1.2, 4.5). We are working on developing Terms of Reference with community consultation for each position with a goal of presenting the motions for approval by membership at the 2021 Fall Annual General Meeting. In addition, our Director of Global Health, our Director of Education, a Western Director, and our VP Finance have been bringing together a national network of medical students committed to equity and inclusion reforms, which has required hundreds of meeting hours with the writing team of the Calls to Action, VP EDIs across medical schools, the previously established CFMS EDI TaskForce, student activists across several universities, and student leaders within the former Global Health portfolio to support reform (Calls to Action 4.5). If any medical learners desire to join this network and our slack channel, please reach out to any of the above directors.

Hearing and respecting the feedback we’ve been given during consultations these past two months, our VP Finance is in the process of determining the best mechanism for compensation for minoritized learners as well as prioritizing projects supporting equity (Calls to Action 1.3, 1.31). Though subject to budget approval at the Special General Meeting on July 11, 2021, each Portfolio Director has been asked to include funding for equity initiatives, to ensure their respective portfolios are well-equipped to integrate an equity-lens into their training, committees, and broader work (3.1.1, 3.1.4). We are currently working towards reforming the selection process for committee membership and leadership roles, for which each Portfolio has been asked to integrate equity and inclusion principles in the selection criteria of their roles (3.1.6) to promote a more cohesive working environment and decrease structural hierarchies.

Some activities, though not directly mentioned in the Calls for Action, we believe directly align with the ethos of the letter which is to rebuild the CFMS as a space that prioritizes equity and inclusion beyond the token diversification of leadership positions.

What are the barriers we have faced

As of June 24, 2021, two of the eleven elected Board members have resigned and one is on a leave of absence. Despite our best intentions, equity-reforms within an organization that represents all of your voices cannot, and should not, be solely led by eleven, now eight, medical students, some of whom themselves are impacted by different axes of marginalization as members of historically underrepresented communities in medicine such as women, persons with disabilities, Black and racialized peoples, low socioeconomic status, and other underrepresented groups. These public updates on the Calls for Action, for instance, have been primarily drafted by our Director of Education, a Western Director, and our Atlantic Director, with the support of our previous Interim-President, after weeks of planning and discussions at every single one of the five board meetings so far.

For this work to be done by eight students would mean to reinforce the imperialist model of domination and top-down governance despite responding to the Calls for Action signed by 1100 medical students. Authentic, equity-minded leadership requires us to resist replication of existing forms of oppression, and instead imagine new ways of governance, collaboration, and collective action. A ‘bottom-up’ approach would require the new Board to openly listen to medical student members, most of which can be heard by the clearly articulated Calls for Action, and also affirm the medical student members to own the process and products of change. In such an approach, Board members would “walk in the company of” members of the medical student community in a way that promotes dialogue, mutual respect, and re- building CFMS not for one or another, but for each other.

Why are we still recruiting through the Nominations Committee (i.e. Nom Com)?

As a community, we must take a sustainable approach to reform the CFMS as an organization, as any other approach will only re-affirm the legacies of colonial violence that require seeing people, land, and all life as disposable, easily replaceable by virtue of merely being sites of extraction for labour, material resources, and knowledge. As such, on June 27, 2021, after weeks of community consultations and discussion, the Board passed a motion to continue recruitment for positions essential to operation, as deemed necessary by each Portfolio Director in consultation with members of each portfolio, in Spring Nom Com 2021. In doing so, each Portfolio Director has outlined their vision and aim for their respective term here for transparency.

In addition to the Nominations Committee, we are also calling on learners to join as Board members to create a full team that is committed to working together in re-centering equity in our mandate. Alongside encouraging nominations from historically underrepresented communities to reflect the diversity of the medical profession and communities we are a part of and serve, we are also looking for diversity of thought and knowledge that will help us re- imagine a new vision, mission, strategy, and governance structure. This aligns with the CFMS strategic plan expiring in 2022, which is timely as there is a clear need to rebuild the organization in a way that is founded on trust, respect, and hope. As we continue our efforts in response to the asks of the newly-elected Board, we are committed to the process of rebuilding the CFMS to become an organization that can equitably represent over 8000 medical students.

We recognize that many students will have more questions for us, especially as the recruitment period for our four vacant Board member positions closes Monday, July 5, 2021 at 11:59 PM EST. We would thus like to host a public Townhall and Elections Info Session on Sunday, July 4, 2021 at 5:00 PM EST. Any medical learner is welcomed, and a few Directors will be present to discuss and share further updates.

Townhall and Elections Info Session Zoom Link: https://utoronto.zoom.us/j/7462274382

Sincerely,

CFMS Board of Directors 2021-22

Français :

À nos collègues,

Cela fait deux mois depuis notre élection sans précédent, et nous vous écrivons aujourd’hui pour partager avec vous nos efforts collectifs, les obstacles auxquels nous avons été confrontés et les prochaines étapes en tant qu’organisation. Nous vous devons de la transparence et espérons que la mise à jour suivante pourra être considérée comme un point de départ dans notre engagement à fournir une communication claire.

Pourquoi sommes-nous engagés envers nos membres?

La Fédération canadienne des étudiants et des étudiantes en médecine (FEMC) existe pour représenter équitablement plus de 8 000 étudiant.e.s en médecine à travers le « Canada » colonial, bien que nous réalisions que cela n’a pas toujours été le cas. Au cours de la dernière année, de nombreux électeurs ont perdu confiance dans la FEMC en tant qu’organisation. En particulier, l’organisation, sa structure et son leadership ont créé un environnement néfaste pour les leaders étudiants autochtones en raison du racisme qui est non seulement ancré dans nos politiques et notre structure hiérarchique, mais son existence même est fondée sur l’exploitation et la dépossession des terres, des connaissances et des peuples autochtones.

Les conseils, les commentaires et les appels à l’action de milliers d’étudiant.e.s en médecine ont clairement indiqué que la FEMC doit s’assurer non seulement de représenter, mais aussi d’inclure et d’amplifier les voix des étudiant.e.s sous-représenté.e.s et opprimé.e.s. Au sein de l’organisation, cela signifie repenser fondamentalement notre structure, y compris sa gouvernance, ses règlements et les plans stratégique de ses portfolios.

Qu’avons-nous fait depuis les élections du Conseil au printemps?

Nous tenons à assurer à nos membres que nous avons travaillé sans relâche pour utiliser nos ressources limitées afin de répondre au mieux aux appels à l’action, reconnaissant que ceux-ci étaient en réponse directe à de graves préoccupations de racisme anti-autochtone, et sont un engagement que nous avons tous pris lorsque élu au nouveau conseil exécutif de la FEMC. Nous comprenons que notre conseil exécutif n’a pas été en mesure de répondre aux attentes de l’ensemble des membres dans nos communications, et nous tenons à nous excuser pour nos lacunes en tant que conseil nouvellement élu. Étant donné que nous fournissons des mises à jour faisant directement référence à certains appels à l’action, ces mises à jour ne sont pas exhaustives car nous sommes en train de créer un cadre d’évaluation pour rendre compte des progrès continus de chacun des éléments d’action et des recommandations (appels à l’action 5.1, 5.2, 5.2.1, 5.3). Une mise à jour décrivant nos progrès dans chaque appel à l’action et les recommandations sur l’équité, la diversité et l’inclusion seront partagées la semaine prochaine.

Le Conseil continue de soutenir étroitement l’enquête en cours et a retenu les services d’un conseiller juridique d’un cabinet déterminé à défendre les voix autochtones et à autonomiser les communautés autochtones (Appel à l’action 3.1.5). Cet effort a commencé au cours de notre première semaine dans ces rôles et a été dirigé par notre vice-président des finances et un des directeurs de l’Ouest.

Au début de notre mandat, le conseil a adopté deux motions en faveur de la création des postes suivants ; Directeur/trice de l’équité, de la diversité et de l’inclusion, directeur/trice de la santé autochtone et directeur/trice de la réconciliation (appels à l’action 1.1.1, 1.1.2, 4.5). Nous travaillons à l’élaboration d’un mandat avec consultation de la communauté pour chaque poste dans le but de présenter les motions pour approbation par les membres lors de l’assemblée générale annuelle d’automne 2021. De plus, notre directeur de la santé mondiale s’est efforcé de rassembler un réseau national d’étudiant.e.s en médecine engagé.e.s dans les réformes de l’équité et de l’inclusion, ce qui a nécessité des centaines d’heures de réunion avec l’équipe de rédaction des appels à l’action, les vice-président.e.s EDI des facultés de médecine, le groupe de travail EDI de la FEMC précédemment établi et les leaders étudiants au sein de l’ancien portefeuille de la santé mondiale pour soutenir la réforme (appel à l’action 4.5)

En entendant et en respectant les retours qui nous ont été donnés lors des consultations de ces deux derniers mois, notre VP des finances est en train de déterminer le meilleur mécanisme de compensation pour les apprenant.e.s minorisé.e.s ainsi que de prioriser les projets soutenant l’équité (Appels à l’action 1.3, 1.31). Bien que sous réserve de l’approbation du budget lors de l’assemblée générale extraordinaire du 11 juillet 2021, il a été demandé à chaque directeur de portfolio d’inclure un financement pour des initiatives d’équité, afin de s’assurer que leurs portfolios respectifs sont bien équipés pour intégrer une optique d’équité dans leur formation, leurs comités, et dans leur travail en général (3.1.1, 3.1.4). Nous travaillons actuellement à la réforme du processus de sélection des membres des comités et des rôles de leadership, pour lesquels chaque portfolio a été invité à intégrer les principes d’équité et d’inclusion dans les critères de sélection de leurs rôles (3.1.6) afin de promouvoir un environnement de travail plus cohérent et de réduire hiérarchies structurelles.

Certaines activités, bien qu’elles ne soient pas directement mentionnées dans les appels à l’action, nous pensons qu’elles s’alignent directement avec la philosophie de la lettre qui consiste à reconstruire la FEMC en tant qu’espace qui donne la priorité à l’équité et à l’inclusion au-delà de la diversification symbolique des postes de direction.

Quels sont les obstacles auxquels nous avons été confrontés ?

En date du 24 juin 2021, deux des onze membres élus du Conseil ont démissionné et un est en congé. Malgré nos meilleures intentions, les réformes de l’équité au sein d’une organisation qui représente toutes vos voix ne peuvent et ne doivent pas être dirigées uniquement par onze, maintenant huit étudiant.e.s en médecine, dont certains sont eux-mêmes touchés par différents axes de marginalisation en tant que membres de communautés sous-représentés en médecine telles que les femmes, les personnes handicapées, les personnes noires et les personnes

racialisées, les personnes à faible statut socio-économique et d’autres groupes sous-représentés. Ces mises à jour publiques sur les appels à l’action, par exemple, ont été principalement rédigées par notre directeur de l’éducation, un des directeurs de l’Ouest et notre directeur de l’Atlantique, avec le soutien de notre ancien président par intérim, après des semaines de planification et de discussions à chacune des cinq réunions du conseil à ce jour.

Que ce travail soit effectué par huit étudiant.e.s signifierait renforcer le modèle impérialiste de domination et de gouvernance descendante malgré la réponse aux appels à l’action signés par 1 100 étudiant.e.s en médecine. Un leadership authentique et soucieux de l’équité nous oblige à résister à la réplication des formes existantes d’oppression et à imaginer à la place de nouvelles façons de gouvernance, de collaboration et d’action collective. Une approche « ascendante » exigerait que le nouveau conseil exécutif écoute ouvertement les membres étudiants en médecine, dont la plupart peuvent être entendu.e.s par les appels à l’action clairement articulés et affirme également que les membres étudiants en médecine s’approprient le processus et les produits du changement. Dans une telle approche, les membres du Conseil « marcheraient en compagnie » des membres de la communauté des étudiant.e.s en médecine d’une manière qui favorise le dialogue, le respect mutuel et la reconstruction de la FEMC non pas pour l’un ou l’autre, mais les uns pour les autres.

Pourquoi recrutons-nous toujours par l’intermédiaire du Comité des nominations (c’est-à- dire Nom Com) ?

En tant que communauté, nous devons adopter une approche durable pour réformer la FEMC en tant qu’organisation, car toute autre approche ne fera que réaffirmer l’héritage de la violence coloniale qui exige de considérer les gens, la terre et toute vie comme étant jetables, facilement remplaçables en vertu d’étant simplement des sites d’extraction de main-d’œuvre, de ressources matérielles et de connaissances. Ainsi, le 27 juin 2021, après des semaines de consultations et de discussions communautaires, le conseil exécutif a adopté une motion pour poursuivre le recrutement pour les postes essentiels au fonctionnement, tel que jugé nécessaire par chaque directeur de portefeuille en consultation avec les membres de chaque portefeuille, à « Spring Nom Com. 2021 ». Ce faisant, chaque directeur/trice de portfolio a décrit sa vision et son objectif pour son mandat respectif ici pour plus de transparence.

En plus du Comité des candidatures, nous invitons également les étudiant.e.s à se joindre aux membres du Conseil pour créer une équipe complète qui s’engage à travailler ensemble pour recentrer l’équité dans notre mandat. En plus d’encourager les candidatures de communautés historiquement sous-représentées pour refléter la diversité de la profession médicale et des communautés dont nous faisons partie et que nous servons, nous recherchons également une diversité de pensées et de connaissances qui nous aidera à réinventer une nouvelle vision, mission, stratégie, et la structure de gouvernance. Cela s’aligne sur le plan stratégique de la FEMC qui expire en 2022, ce qui est opportun car il est clairement nécessaire de reconstruire l’organisation d’une manière fondée sur la confiance, le respect et l’espoir. Alors que nous poursuivons nos efforts en réponse aux demandes du conseil exécutif nouvellement élu, nous nous engageons à reconstruire la FEMC pour en faire une organisation pouvant représenter équitablement plus de 8 000 étudiant.e.s en médecine.

Nous reconnaissons que de nombreux.euses étudiant.e.s auront plus de questions à nous poser, d’autant plus que la période de recrutement pour nos quatre postes vacants de membres du conseil exécutif se termine le lundi 5 juillet 2021 à 23 h 59 HNE. Nous aimerions donc organiser une réunion publique et une séance d’information sur les élections le dimanche 4 juillet 2021 à 17 h 00 HNE. Tout apprenant.e en médecine est le (la) bienvenu.e, et quelques directeurs/trices seront présent.e.s pour discuter et partager d’autres mises à jour.

Lien zoom pour la réunion ouverte au public et pour la séance d’information à propos des élections: [https://utoronto.zoom.us/j/7462274382] (https://utoronto.zoom.us/j/7462274382)

Cordialement,

Conseil Exécutif de la FEMC 2021-22

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